Per geolocalizzare la flotta aziendale occorre l’accordo sindacale

L'articolo 4 della legge 20 maggio 1970, n. 300, come prima sostituito dall'articolo 23 del Dlgs 151/2015, e poi modificato dall'articolo 5 del Dlgs 185/2016, in sostanza dispone quanto segue:
1) è possibile impiegare impianti audiovisivi e altri strumenti da cui derivi anche il controllo a distanza dell'attività dei lavoratori solo per esigenze organizzative e produttive, la sicurezza del lavoro e la tutela del patrimonio aziendale: essi possono essere installati previo accordo con la RSU o le RSA; in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione o in più regioni, l'accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo, gli impianti e strumenti di cui sopra possono essere installati su autorizzazione delle sede territoriale dell'Ispettorato nazionale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell'INL (tali provvedimenti sono definitivi);
2) la disposizione di cui sopra non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze;
3) infine, le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro (ovviamente inclusi quelli disciplinari) a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal cd. Codice della Privacy.

Evidenziando che, per la richiesta di autorizzazione all'Ispettorato sono disponibili i nuovi moduli, e che tali disposizioni non vigono nel caso dell'impianto collocato in una abitazione privata al cui interno opera un lavoratore domestico (INL, Nota 8 febbraio 2017), va ricordato che – oltre al recente intervento del Garante Privacy di cui diremo tra breve – l'Ispettorato Nazionale del Lavoro (cfr. circ. 7 novembre 2016, n. 2), dovendo individuare quando l'installazione di apparecchiature di localizzazione satellitare GPS sulle autovetture aziendali sia strettamente funzionale a “...rendere la prestazione lavorativa...”, ha precisato che:
a) in linea di massima, i sistemi di geolocalizzazione rappresentano un elemento “aggiunto” agli strumenti di lavoro, non usati in via essenziale per eseguire l'attività ma per rispondere a ulteriori esigenze assicurative, organizzative, produttive o per la sicurezza del lavoro: in tal caso gli apparecchi possono essere installati solo previo accordo con la rappresentanza sindacale o, in sua assenza, su autorizzazione dell'Ispettorato;
b) tuttavia, solo in casi del tutto particolari - ove i sistemi GPS siano installati per consentire la effettiva attuazione della prestazione (e cioè la stessa non possa essere resa senza ricorrere all'uso di tali strumenti), o l'installazione sia richiesta da specifiche normative (es. uso di sistemi GPS per il trasporto di valori oltre 1.500.000 euro ecc.) - si può ritenere che gli stessi finiscano per “trasformarsi” in veri e propri strumenti di lavoro, e pertanto si possa prescindere, ex art. 4, comma 2, legge n. 300/1970, sia dall'intervento della contrattazione collettiva che dall'autorizzazione dell'Ispettorato previsti dalla legge.

La questione dei GPS si è però riproposta, questa volta all'attenzione del Garante per la protezione dei dati personali (cfr. Newsletter 21 aprile 2017, n. 427): nel caso di specie, una società che offre servizi idrici e di assistenza in caso di problemi alla rete, ha chiesto di procedere alla localizzazione geografica (mediante GPS) dei veicoli utilizzati per gli interventi ai seguenti fini: ottimizzazione delle richieste di intervento o delle emergenze, innalzamento delle condizioni di sicurezza dei dipendenti sul lavoro, puntuale manutenzione dei veicoli, tutela del patrimonio aziendale, calcolo del tempo di lavoro effettivo, gestione di eventuali incidenti stradali o di sanzioni subite per violazioni del codice della strada.

Il Garante, nel corso della propria attività istruttoria, ha riconosciuto il legittimo interesse della società a rilevare la posizione dei mezzi per le molteplici finalità di cui sopra, ma solo nel pieno rispetto della privacy dai lavoratori. L'autorità ha quindi precisato quanto segue:
a) per l'attivazione del sistema, che potrebbe consentire il controllo a distanza, dovrà prima essere raggiunto un apposito accordo con le rappresentanze sindacali o, in sua assenza, si dovrà richiedere l'autorizzazione all'Ispettorato;
b) dovranno essere definite le modalità di raccolta, elaborazione e conservazione dei dati di geolocalizzazione e degli altri dati personali, differenziando le tutele in base alla finalità perseguita (per esempio: se la società intende avvalersi del GPS per la tenuta del libro unico del lavoro, potrà conservare i dati per 5 anni);
c) va escluso il monitoraggio dei tracciati percorsi, salvo il possibile trattamento dei dati in forma aggregata o anonima per finalità statistiche e di programmazione del lavoro;
d) la società potrà comunque avviare il trattamento delle informazioni sulla posizione geografica dei veicoli solo dopo aver effettuato la notificazione al Garante e aver fornito un'informativa completa ai dipendenti.

Per concludere, va ricordato che un caso analogo è quello affrontato dal ministero del Lavoro con la nota 7 maggio 2012, prot. n. 8537, relativo all'autorizzazione a installare il dispositivo “Black Box” sugli autoveicoli di servizio di Poste Italiane SpA: in tal caso l'autorizzazione era stata concessa a livello nazionale dato che sussistevano serie ragioni di pianificare e gestire l'ottimale allocazione dei veicoli della flotta; di assicurare le esigenze di sicurezza del lavoro (a seguito di incidente, il sistema black box attiva una chiamata automatica di emergenza alla sala operativa esterna, consentendo di intervenire subito per prestare soccorso al conducente); e, infine, tenendo conto che la black box funziona anche come deterrente contro i furti, garantendo una migliore sicurezza della corrispondenza trasportata e dei veicoli stessi.